贵州大学资产经营管理办公室企业房屋租赁合同有效管理规定
总则
根据合同法的要求，为使房屋租赁合同合理、合法、有效，对合同条款的要求、签订应注意事项和审定合同的要点，以维护学校利益，降低学校委托经营性服务资产房屋租赁经营风险，减少签订租赁合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，确保企业管理学校委托经营性服务资产房屋租赁业务工作的有序开展。根据《贵州大学招标采购管理实施办法》和《贵州大学招标采购实施细则》规定，按照校资经管办发《贵州大学资产经营管理办公室企业招标采购管理办法》要求，充分认识合同的重要性，加强学习、不断提升企业全体员工业务水平和服务意识。在进行合同谈判时坚持学校利益至上，确保学校委托经营性服务资产保值、增值。
二、适用范围
适用于授权经营管理学校经营性资产的企业及相关工作人员。
三、内容
1、合同文体
房屋租赁合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标的样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同。与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力。合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释。任何房屋租赁合同样本都需由企业经理报企业法律顾问审核确定。
2、合同条款
（1）双方信息
签订房屋租赁合同双方信息必要信息必须齐全，必要信息包括：签订双方真实姓名、身份证号、联系方式、邮编、住址、签订时间。签订双方其他信息可根据合同性质的不同，视情况自行添补。
（2）租赁房屋用途
①房屋租赁合同应明确租赁房屋的用途（不得经营国家法律法规禁止经营项目），承租方未经出租方书面同意不能改变用途；改变用途不应违反房屋的本来可用范围、房屋本来的使用性质。
②如果租赁房屋用于经营使用、需要将租赁房屋作为承租方的公司住所办理工商注册登记或者其他类似登记，在签订合同之前先进行核查，如不能实现目的即不应签署合同；如初步核查可行，也应在合同中明确约定该具体用途；如是否能注册存在不确定性，合同应约定不能注册时的处理办法，如解除合同、退还预付租金、押金等。实践中因为约定不明，发生纠纷的不少。
③合同应约定擅自改变用途时承租方的违约责任、出租方的解约权等。对承租方而言，如果要改变租赁用途，一定要事前取得出租方的书面许可。根据合同法规定，承租方未按照约定的方法或者租赁物的性质使用租赁物，致使租赁物受到损失的，出租方可以解除合同并要求赔偿损失。
（3）租赁期间
房屋租赁合同应明确约定租赁的起止日期，具体到年月日。根据合同法的规定，租赁期限六个月以上的，应当采用书面形式。当事人未采用书面形式的，视为不定期租赁。租赁期未约定或约定不明的视为不定期租赁。当事人可以随时解除合同，但出租方解除合同应当在合理期限之前通知承租方。企业受权管理学校委托经营性服务资产签订的房屋租赁合同一般签订租赁期限为一年，如有特殊情况，以学校规定为准。租赁期间届满，如学校无其他要求，出租双方可以续订租赁合同。
（4）租金的计算与支付
租金起算点要明确。如有装修时间，不计算租金的，也应明确。租金是否含税，税费由谁承担，承租方需出租方开具增值税普通发票还是增值税专用发票，也应注明清楚。企业房屋租赁合同租金收取按照《贵州香狮实业开发公司房屋租金收缴管理制度》严格执行。
（5）装修与提前解约
房屋租赁合同需约定，承租方装修房屋和装修方案应获得出租方书面同意；装修不应破坏房屋基本结构；以及对装修的其他约定。
承租方提前解除合同，不得要求退还装修费，如无特殊原因需提前一个月向出租方提出书面退租申请，并妥善办理好退租退场相关手续，否则出租方可以不予退还承租方房屋租赁合同约定已缴纳的保证金。
保证金的支付与返还
租赁合同需约定承租方支付相当于数月租金的保证金给出租方。企业对承租方的保证金收取标准按照贵大资产经营管理办公室2020年1月7日发放校资经管办纪字[2020]2-1号《资产经营管理办公室主任办公会议纪要》文件规定执行，主要用于：①、担保租金的支付，防止欠租；②、对房屋的合理使用，防止对房屋及其附属设备的损害；③、防止拖欠水电费等相关费用。对出租方而言，一定要收到保证金后再交付出租房屋；交房后再收保证金就难了。在退租时，租赁双方应检查房屋状况，除房屋和设备的正常损耗外，如不存在损坏，进行费用结算后，出租方应将保证金退还承租方。
（7）房屋及附属设施的维修责任
通常由出租方承担房屋和附属设施的维修费用；对于一些微小的维修，双方也可以在合同中另行约定，但一定要明确范围，最好能列一个清单，避免含糊不清将来发生纠纷。
（8）房屋附属设备、水电气等相关手续
租赁合同应当对房屋附属设施的情况作出明确的约定。对房屋使用相关的水、电、天然气、暖气、网络、电话、有线电视等使用和缴费应作出约定。对房屋的钥匙交接、物业交接等做出约定，并按照约定进行交接、作出记录。
（9）违约责任
违约责任应具体，并标明不可抗因素包括哪些方面，双方因不可抗因素可不用承担违约责任。
（10）合同的变更、解除
①在房屋租赁合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。一方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
②存在下列情形之一的，一方可以单方解除房屋租赁合同
1）因不可抗力致使不能实现合同目的；
2）对方其他违约行为致使不能实现合同目的；
3）法律规定的其他情形。
4）变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电邮等）；
5）变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，依法及时办理。
3、合同生效
房屋租赁合同需经双方法定代表人或其授权人签字并盖章后方正式生效。
4、合同签订流程
企业房屋租赁合同签订流程如下：
（1）企业委托经营性服务资产分管负责人提供签订合同的相关证明材料，交给企业经理审核；
（2）企业经理审核无误后，由企业委托经营性服务资产分管负责人把合同交给承租方签章；
（3）合同一式叁份，签章后，企业委托经营性服务资产分管负责人将合同交于行政相关负责人保管一份，发放一份到承租方签收，并自行备份留存档案。
5、合同执行
房屋租赁合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律或学校另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，企业委托经营性服务资产分管负责人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，企业委托经营性服务资产分管负责人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。
6、合同纠纷
（1）房屋租赁合同纠纷发生时,企业委托经营性服务资产分管负责人应及时通知企业经理，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，企业委托经营性服务资产分管负责人须及时将纠纷处理结果报企业行政备案。承租方当事人逾期不履行生效协议、裁决时，企业委托经营性服务资产分管负责人应及时报告并经企业经理同意，向学校建议由法务部出面要求人民法院申请强制执行。
处理合同纠纷原则
坚持以事实为依据、以法律为准绳。以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商、互谅互让，达成协议，解决纠纷。因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障校方合法权益不受侵犯；因校方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，合情合理解决。
7、资料保存
（1）资料保管责任人：与合同相关的所有资料必须交给企业行政相关负责人统一保管。
（2）文件资料内容：所有与合同项目有关的资料，包括合同文本、来往文件和款项来往记录。
（3）保管要求：合同编号，并建立合同目录，对合同进行妥善保存，并录入电子版，存档备份。若出现损毁情况，应及时向领导汇报，及时处理。
（4）借阅要求：合同借阅必须经过企业经理审批同意方可借阅，原则上原始合同不予借出。若需借出，需企业经理特批。若有员工调动工作，必须还清所借出的合同，方可办理调离手续。借出者需妥善保管合同，不准擅自转借、传阅和复制。
8、责任追究
不正当行为：（1）不履行本职工作或不负责的造成损失的；（2）没有得到授权、超出授权或者授权已终止仍以学校或者企业名义对外签订房屋租赁合同，且事后未获学校或者企业经理认同的；（3）泄露属于保密范围的合同内容，造成损失的；（4）对外签订合同人员在签订、履行合同时，因失职被诈骗，从而使学校或者企业利益遭受损失的；（5）未经审核程序审核或审核后而不严格执行，给学校或者企业造成损失的；（6）对发生纠纷的合同，未在规定的期限内向企业经理或者学校相关部门汇报，以致超过了仲裁或诉讼的有效期限，导致学校或者企业败诉的。
企业员工有以上情况之一，情节轻微的，按照企业相关制度予以行政处罚；情节严重，给学校或者企业造成经济损失的，对所造成的经济损失按照责任大小承担赔偿责任，并按学校相关规定予以处罚；构成犯罪的，由学校移交司法机关处理。